Kulttuuri- ja vapaa-aikavaliokunta
Pöytäkirja 16.12.2021/Pykälä 31

KUVA 16.12.2021 § 31  

81/00.02.09/2021  

Lisätiedot:

sivistystoimenjohtaja Mikael Flemmich, puh. 040 733 0264

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Hallintosäännön 109 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Hallintosäännön 110 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti. Kokouskutsu lähetetään ennen kokousta vähintään kolme (3) päivää ennen kokousta.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään kaupungin antamaan viralliseen sähköpostiosoitteeseen. Kokouskutsu lähetetään jäsenten lisäksi sähköisesti muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus toimielimen kokouksessa.

Hallintosäännön 113 §:n mukaan toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Pöytäkirja lähetetään sähköisesti puheenjohtajalle hyväksyttäväksi kokousta seuraavana päivänä. Puheenjohtajan hyväksymä tarkastamaton pöytäkirja julkaistaan, ja pöytäkirjan tarkastajalle lähetetään tästä ilmoitus sähköpostitse. Tarkastettu pöytäkirja julkaistaan viimeistään viikon päästä kokouksesta. Pöytäkirjantarkastaja tarkastaa pöytäkirjan viimeistään julkaisua edeltävänä päivänä klo 12:00 mennessä. Jos hyväksymisviestiä ei tule sihteerille em. ajankohtaan mennessä, pöytäkirja katsotaan tarkastetuksi.

Valiokunnan kokousaikataulu on laadittu kaupunginhallituksen, kaupunginvaltuuston sekä sivistystoimen muiden valiokuntien kokoukset huomioiden.

Sivistystoimenjohtaja Mikael Flemmich:

Kulttuuri- ja vapaa-aikavaliokunta päättää

1 kokoontua kaupunginhallituksen kokoushuoneessa tai sähköisen kokousjärjestelmän välityksellä puheenjohtajan päätöksen mukaisesti klo 17.00 torstaisin 3.2., 17.3., 5.5., 16.6., 1.9., 6.10., 10.11. ja 15.12. ellei ajasta ja paikasta toisin erikseen sovita,

2 että esityslista on nähtävillä sähköisesti jäsenille kokousta edeltävänä perjantaina yleisessä tietoverkossa. Ei-julkinen kokousmateriaali on nähtävänä extranet-palvelussa, johon varsinaiset jäsenet sekä varajäsenet ovat saaneet omat tunnukset. Kokouskutsu tai tieto siitä, milloin ja mistä kutsu on sähköisesti noudettavissa, lähetetään kaupungin antamaan viralliseen sähköpostiosoitteeseen,

3 todeta, että mikäli valiokunnan varsinainen jäsen on estynyt saapumasta kokoukseen, on hänen itsensä ilmoitettava asiasta henkilökohtaiselle varajäsenelleen sekä valiokunnan puheenjohtajalle ja sihteerille,

4 että tarkastettu pöytäkirja julkaistaan viimeistään viikon päästä kokouksesta.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.