Svenska utskottet för undervisning och småbarnspedagogik
Pöytäkirja 09.12.2021/Pykälä 80

SUUS 09.12.2021 § 80  

81/00.02.09/2021  

Mer information:

bildningsdirektör Mikael Flemmich, tfn 040 733 0264

fornamn.efternamn@grankulla.fi

Enligt 109 § i förvaltningsstadgan beslutar organen om tid och plats för sina sammanträden. Sammanträde hålls också när ordföranden anser det vara på-kallat eller en majoritet av ledamöterna i organet gör en framställning till ordföranden om att ett sammanträde ska hållas för behandling av ett angivet ärende. Ordföranden bestämmer då tidpunkten för sammanträdet. Ordföranden kan av grundad anledning ställa in ett sammanträde.

Enligt 110 § i förvaltningsstadgan utfärdas kallelse till sammanträde av ordföranden eller, om han eller hon är förhindrad, av vice ordföranden. I sammanträdeskallelsen ska anges tid och plats för sammanträdet samt de ärenden som ska behandlas. Kallelsen till sammanträdet, föredragningslistan, bilagorna och bakgrundsmaterialet sänds elektroniskt. Kallelsen ska sändas senast tre (3) dagar före sammanträdet

Föredragningslistan, som innehåller en redogörelse för de ärenden som ska behandlas och förslag till beslut, ska skickas ut tillsammans med kallelsen till sammanträdet, om inte särskilda skäl förhindrar detta. Om föredragningslistan, bilagorna eller bakgrundsmaterialet innehåller sekretessbelagda uppgifter, ska en anteckning om sekretess göras i handlingen. Kallelsen till sammanträdet sänds till den officiella e-postadress som staden tillhandahåller. Utöver ledamöterna sänds kallelsen elektroniskt till övriga personer som har rätt att närvara eller närvaroplikt vid organets sammanträden.

Enligt 113 § i förvaltningsstadgan ska en ledamot i ett organ kalla in sin ersättare om hon eller han själv är förhindrad att delta i ett sammanträde. Om en ledamot är jävig att behandla något enskilt ärende vid ett sammanträde eller på grund av förhinder inte kan delta i behandlingen av ett ärende, kan han eller hon kalla in sin ersättare för behandlingen av ärendet. Protokollet sänds elektroniskt till ordföranden för godkännande dagen efter mötet. Protokollet publiceras ojusterat efter att ordföranden har godkänt det, och protokolljusteraren får meddelande om detta per e-post. Det justerade protokollet publiceras senast en vecka efter mötet. Protokolljusteraren ska justera protokollet senast kl. 12.00 dagen före publiceringen. Om sekreteraren inte har fått meddelande om godkännandet senast vid denna tidpunkt anses protokollet vara justerat.

Utskottets mötesschema har gjorts upp med beaktande av stadsstyrelsens, fullmäktiges och bildningens andra utskotts sammanträden.

Bildningsdirektör Mikael Flemmich:

Svenska utskottet för undervisning och småbarnspedagogik beslutar

1 att sammanträda i stadsstyrelsens mötesrum eller elektroniskt enligt beslut av ordföranden kl. 17.00 på torsdagarna 20.1, 3.3, 21.4, 2.6, 25.8, 29.9, 3.11 och 1.12 om inte annat har överenskommits om tid och plats.

2 att föredragningslistan läggs fram för ledamöterna på fredagen före sammanträdet i det allmänna datanätet. Icke-offentligt material till sammanträdet finns i extranättjänsten, som de ordinarie ledamöterna och deras ersättare har fått personliga användarkoder till. Kallelsen till sammanträdet eller information om när och var kallelsen kan hämtas elektroniskt sänds till den officiella e-postadress som staden tillhandahåller.

3 att konstatera att om en ordinarie ledamot i utskottet är förhindrad att delta i ett sammanträde ska hon eller han själv kalla in sin personliga ersättare och meddela utskottets ordförande och sekreterare.

4 att justerade protokoll publiceras senast en vecka efter mötet.

Beslut:

Enligt beslutsförslaget.