Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 30.10.2023/Pykälä 186

HYVA 04.10.2023 § 61 

Lisätiedot:

kirjastopalveluiden päällikkö Jaakko Tiinanen, puh. 050 505 6403

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kirjastot toimivat yhteisenä Helmet-kokonaisuutena. Kaupunkien välisen laajan yhteistyön tuottaman skaalaedun ansiosta Kauniaisten kaupungille tietojärjestelmistä ja niiden ylläpidon palveluista, verkkopalveluista ja logistiikasta aiheutuvat kustannukset muodostuvat suuruudeltaan murto-osan suuruisiksi verrattuna sellaiseen tilanteeseen, jossa vastaavaa yhteistyötä ei tehtäisi. Tämä mahdollistaa kirjastopalveluiden tuottamisen kustannusvaikuttavalla ja taloudellisesti kestävällä tavalla. Kauniaislaisten näkökulmasta myös joustava mahdollisuus kokoelmien hyödyntämiseen yli kuntarajojen tuottaa erittäin merkittävää asiakaslisäarvoa: tarjonta on moninkertaisesti laajempaa kuin mikä olisi vain oman kaupungin kokoelman puolesta mahdollista.

Pääkaupunkiseudun Helmet-kirjastojen tehokas yhteistyö edellyttää tietojärjestelmäyhteistyötä.  Kauniaisten kaupungin tuleekin osaltaan valmistautua tietojärjestelmäuudistuksen kustannuksiin. Arvio Kauniaisille kohdistuvien investointikustannusten määristä on 60 000 euroa vuodelle 2024 ja 100 000 euroa vuodelle 2025. Tämä pitää sisällään sekä hankintaprosessista että ohjelmiston käyttöönottoon liittyvistä työvaiheista aiheutuvia kuluja, jotka ovat osin ostopalveluita ja osin henkilöstökuluja. Kustannusarvion pohjana ovat olleet Helmet-kirjastojen edellisen järjestelmänvaihdoshankkeen ja Oslon tuoreen kirjastojärjestelmävaihdoshankkeen toteutuneet kulut sekä kahdelta markkinatoimijalta saadut karkeat arviot. Aikataulu ja kustannusarvio tarkentuvat prosessin edetessä: esimerkiksi siinä tapauksessa, että päädyttäisiin uuden järjestelmän vaiheistettuun käyttöönottoon, kustannukset saattavat jakautua useammallekin vuodelle.

Pysyviä kustannuslisäyksiä järjestelmävaihdoksesta ei ole odotettavissa, vaan ylläpitokustannusten arvioidaan pysyvän nykyisellä tasollaan.

Sivistystoimenjohtaja Mikael Flemmich:

Hyvinvointivaliokunta hyväksyy tarveselvityksen ja esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että valtuusto myöntää edellä mainitulle kirjastotoimen investoinnille määrärahan vuoden 2024 talousarvioon.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Liitteet:

Kirjastojärjestelmän tarveselvitys

Jakelu:

Kaupunginhallitus

KH 30.10.2023 § 186  

490/02.08.00.00.01/2023  

Kirjastojärjestelmävaihdosta koskevaa tarveselvitystä ei ole aiemmin hyväksytty kaupunginhallituksessa, minkä takia esitetään, että kaupunginhallitus hyväksyy tämän ennen talousarvion käsittelyä. Määrärahat sisältyvät vuoden 2024 talousarvioon Investointien alla kohdassa Irtain omaisuus: IT-hankinnat (hallinto).

Kaupunginjohtajan sijainen Marianna Harju:

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä kirjastojärjestelmävaihdosta koskevan tarveselvityksen.

……….

Tämä asia käsiteltiin kokouksessa kymmenentenä asiana.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Liitteet:

Kirjastojärjestelmän tarveselvitys