Tarkastusvaliokunta
Pöytäkirja 04.04.2024/Pykälä 16

TARKV 04.04.2024 § 16  

210/02.08.00.00.00/2023  

Lisätiedot:

tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Tuula Lehmuskoski, puh. 040 733 1109

talousasiantuntija Katri Seppäläinen, puh. 050 567 5623

kaupunginlakimies Lena Filipsson-Korento, puh. 050 3540121

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Kaupungin vuonna 2019 tekemä sopimus tilintarkastuspalveluista KPMG Julkistarkastus Oy:n kanssa tuli päätökseen, kun tilikauden 2022 tilintarkastuskertomus oli annettu ja kaupunginvaltuusto oli hyväksynyt tilinpäätöksen, eli 19.6.2023. Tilintarkastuspalvelun hankinta vuonna 2023 alkavalle tilikaudelle viivästyi eikä kilpailuttamalla ollut mahdollista saada uutta sopimusta voimaan heti nykyisen sopimuksen päätyttyä. Tämän vuoksi palvelut hankittiin vuodeksi eteenpäin pienhankintana samalta toimittajalta. Vuonna 2019 solmittu sopimus uusittiin yhden vuoden sopimuskaudella voimassa olleilla sopimusehdoilla lukuun ottamatta hinnan osalta, joka sovittiin lakisääteisen tilintarkastuksen (kaupunki ja tytäryhtiöt) osalta olevan 650 euroa / päivä ja sihteeritehtävien osalta olevan 90 euroa / tunti (päivähinnan ollessa siten 675 euroa).

Tarkastusvaliokunta on kokouksessaan 21.9.2023 (§ 29) päättänyt, että kaupunki liittyy Hanselin kuntien käyttöön kilpailuttamaan tilintarkastuksen palveluiden dynaamiseen hankintajärjestelmään Tilintarkastuksen palvelut 2020-2025 lakisääteisen tilintarkastuksen ja tarkastuslautakunnan tukipalveluiden osalta, ja että minikilpailutuksessa käytetään tarvittavilta osin Hanselin asiantuntijapalvelua. Dynaamisen hankintajärjestelmän ehtojen mukaan hankintasopimukset tulee tehdä ennen dynaamisen hankintajärjestelmän päättymistä (viimeistään 30.4.2025) ja hankintasopimuksen voimassaolo voidaan sopia päättymään viimeistään 30.6.2027. Hankintajärjestelmässä oli 5 sopimustoimittajaa, joista kuitenkin vain 3 tarjoaa palveluita julkishallinnolle.

Kuntalain 14 §:n nojalla valtuusto päättää tilintarkastajien valitsemisesta.

Hankittavat lakisääteiset, ulkoiset tilintarkastuspalvelut ovat seuraavat:

-          kuntalain mukainen lakisääteinen tilintarkastus Kauniaisten kaupungille,

-          tilintarkastus Kauniaisten kaupungin tytäryhtiöille,

-          tarkastusvaliokunnan sihteerin tehtävät.

Kaupunkikonserniin kuuluu seuraavat tytäryhtiöt: (omistusoikeus)

-          Kiinteistö Oy Granilla Ab 100 %,

-          Kiinteistö Oy Jermu Oy 100 %,

-          Kauniaisten Paikallislehti Oy – Ab Grankulla Lokaltidning 100 % (pienimuotoista liiketoimintaa),

-          Asunto Oy Bredantie 15 100 % (ei varsinaista toimintaa),

-          Kiinteistö Oy Juus – Fastighets Ab 51 % (ei hankintayksikkö).

Hankintamenettelyssä valitaan yksi (1) toimittaja, jonka kanssa sopimus tehdään.

Kilpailutus perustui Hanselin Tilintarkastuksen palvelut 2020-2025 (DPS) dynaamiseen hankintajärjestelmään. Kilpailutuksessa hyödynnettiin Hanselin asiantuntijapalvelua. Ennen tarjouspyyntöä käytiin dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyjen toimittajien kanssa markkinavuoropuhelu hankinnan kohteesta ja tarjouspyyntömateriaalista. Tarjouspyyntö lähetettiin kaikille dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyinä oleville toimittajille 30.1.2024.

Tarjouksia saatiin tarjousten jättämiselle varattuun määräaikaan 28.2.2024 klo 12:00 mennessä kahdelta tarjoajalta, KPMG Oy:ltä ja BDO Auditor Oy:ltä.

Molemmat tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Tarjousten vertailu

Tarjouksista valitaan hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous noudattaen seuraavia vertailuperusteita:

1. Hinta: painoarvo 40 pistettä.

2. Laatu: painoarvo 60 pistettä.

Hintavertailu

Hinnat vertailtiin tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti hintalomakkeen (Tarjouspyynnön liite 4) kokonaisvertailuhinnan perusteella. Vertailuhinta tuli syöttää tarjouksen kohtaan "Hankinnan kohteen kriteerit". Hinnat arvioitiin seuraavalla kaavalla: halvin vertailuhinta / tarjouksen vertailuhinta * painoarvo 40.

Hintavertailu ilmenee liitteestä 1 Tarjousten vertailutaulukko. Liite on kokonaisuudessaan EI JULKINEN valtuuston hankintapäätökseen saakka.

Tarjoajien hintapisteet:

Tarjoaja 1: 32,01

Tarjoaja 2: 40,00.

Laatuvertailu

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu kunkin vertailtavan laatutekijän painoarvot ja pisteytykset.

Laatuvertailu ilmenee liitteestä 1 Tarjousten vertailutaulukko. Liite on kokonaisuudessaan EI JULKINEN valtuuston hankintapäätökseen saakka.

Laatuvertailun lopputulos on seuraava:

Tarjoaja 1: 53,11

Tarjoaja 2: 58,03.

Kokonaispisteet

Tarjouskilpailussa vertaillut tarjoukset sijoittuivat paremmuusjärjestyksessä seuraavasti:

Kokonaistaloudellisesti paremman tarjouksen teki tarjoaja 2.

Todettakoon, että vertailuhinta ei välttämättä ole sama kuin vuosikorvauksen hinta, ostettavien palveluiden määrän voidessa vaihdella vuosittain. Hintojen nousun osalta tulee huomioida, että edellisen sopimuksen hinnat olivat olleet kiinteät vuodesta 2019, lukuun ottamatta viime vuonna tehtyä noin 10 % hinnantarkistusta lakisääteisen tilintarkastuksen ja sihteerintehtävien osalta. Voittaneen tarjoajan hintalomake on oheismateriaalina (EI JULKINEN).

Puheenjohtaja:

Päätös:

Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.

Merkittiin, että Outi Koskinen poistui esteellisenä kokouksesta ennen asian käsittelyä klo 19.48 (palvelussuhdejäävi, hallintolaki 28.1 § 4 k). Puheenjohtaja toimi pöytäkirjanpitäjänä.

Liitteet:

1 EI JULKINEN – Tarjousten vertailutaulukko, tilintarkastuspalveluiden hankinta sopimuskaudelle 1.8.2024-30.6.2027

Oheismateriaali:

EI JULKINEN – Hintalomake, tarjoaja 2, tilintarkastuspalveluiden hankinta sopimuskaudelle 1.8.2024-30.6.2027

Jakelu:

Kaupunginvaltuusto