Suomenkielinen opetus- ja varhaiskasvatusvaliokunta
Pöytäkirja 20.01.2021/Pykälä 6

SOVV 20.01.2021 § 6  

44/02.05.00.00/2021  

Lisätiedot:

sivistystoimenjohtaja Heidi Backman, puh. 050 566 8800

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Varhaiskasvatuksen ja opetuksen tilojen vuokrausta koskevat periaatteet ja käytännöt 2017 alkaen

Vuoden 2017 alusta tuli voimaan sivistystoimen hallinnoimien tilojen osalta yhteiset vuokrausperiaatteet. (http://kauniainenfi.oncloudos.com/kokous/20182746-3-2.PDF)

Vuokraus- ja vahtimestaritoiminta keskitettiin yhden luukun periaatteen mukaisesti. Uudistuksessa tilojen vuokrahinnoitteluun luotiin yhtenevät periaatteet. Tilojen käytön tehostaminen oli keskeinen tavoite.

Liikuntapalvelut ovat vuodesta 2017 lähtien maksaneet koulutilojen sisäisestä vuokrasta 10 prosenttia tilojen yhteiskäytöstä. Kulttuuripalvelut maksavat vastaavalla tavalla osan Uuden paviljongin sisäisestä vuokrasta.

Ilta- ja viikonloppuvahtimestarit siirrettiin kouluilta liikuntaan ja yksi vakanssi muutettiin liikuntapalvelukoordinaattoriksi, joka palkattiin kesällä 2017 hoitamaan tehtävää. Koulujen tilojen vuokraaminen keskitettiin tälle yhdelle henkilölle. Koordinaattori vastaa liikuntatilojen lisäksi kaikkien koulujen vuokrattavista tiloista. Hän vastaa tilavuokrien säännöllisestä laskutuksesta sekä tekee tiivistä yhteistyötä varhaiskasvatuksen ja koulujen kanssa. Koordinaattorilla on hyvä kokonaiskuva kaikkien kaupungin yksiköiden vuokrattavista tiloista, mikä mahdollistaa toimivan asiakaspalvelun. Lisäksi hän toimii yhteyshenkilönä seuroille sekä muille yhdistyksille ja järjestöille.

Syksyllä 2017 otettiin käyttöön sähköinen tilanvarausjärjestelmä Enkora, jonka käyttöönotosta vastasi liikuntapalvelukoordinaattori. Hän toimii järjestelmän yhteyshenkilönä sekä henkilökunnan kouluttajana. Enkoran myötä laskutus- ja sopimuskäytäntöä on saatu ketteräksi. Sivistystoimen kaikki tilat ovat nyt mukana Enkora-järjestelmässä, myös varhaiskasvatuksen (Kasaberget, Sansinpelto, avoin perhetoiminta) tilat, joita ei aiemmin voinut vuokrata.

Vuoden 2017 muutoksen myötä on luotu hyvät rutiinit, ja liikuntapalvelukoordinaattorin ja koulujen välinen yhteistyö on toimivaa. Opettajat voivat nykyään seurata omien luokkahuoneidensa varauksia. Liikuntapalvelut taas saavat kouluilta listan vuokrattavista tiloista ja tämän mukaan tarjoaa niitä asiakkailleen.

Kaikkien koulujen liikuntasaleja sekä Kasavuoren koulun ja Svenska skolcentrumin luokkatiloja on mahdollista vuokrata Enkoran kautta. Luokkahuoneiden iltakäyttö on vähäistä, sillä tämän tyyppisille tiloille ei ole samalla tavalla kysyntää iltaisin ja viikonloppuisin toisin kuin liikuntatiloille.

Koulut voivat edelleen itse käyttää omia tilojaan, kuten luokkahuoneita, omaan iltatoimintaansa esim. vanhempainiltoihin ja kehityskeskusteluihin tms. opettajan johdolla tapahtuviin kokoontumisiin. Koulujen kaikki tilat eivät siis ole vuokrattavissa eikä tämän hetkisen kysynnän mukaan siihen ole tarvettakaan.

Sivistystoimi sai 21.12.2020 valtionavustuksen Granimallin kehittämiseen keväällä 2021. Kehittämistyössä harrastustoimintaa järjestetään koulujen tiloissa koulupäivän jälkeen yhteistyössä seurojen ja yhdistysten kanssa. Tämä on tapa edistää harrastustakuuta oppilaiden omassa miljöössä ja samalla tehostaa koulutilojen käyttöä. Mallia jatkokehitetään syksyn 2021 aikana. Uutta valtionavustusta voidaan hakea tähän tarkoitukseen keväällä 2021.

Musiikkiopiston toiveeseen on vastattu ja nyt myös Mäntymäen musiikkiluokka on heidän käytössään, kuten Kasavuoren koulun sekä Svenska skolcentrumin musiikkiluokatkin. Joulukuussa 2019 Mäntymäen koululle saatiin sähkölukot, mikä mahdollistaa Kauniaisten musiikkiopiston pääsyn musiikkisaliin ilman vahtimestaria (vahtimestarin palkkamenot alakouluissa ovat n. 70 000 e/v). Sähkölukko tullaan asentamaan Svenska skolcentrumin vuonna 2021. Esikoulutilojen remontin ja eräiden Granhultsskolanin 2021-22 muutosten yhteydessä voidaan selvittää vastaavaa ratkaisua, jotta myös Granhultsskolanin musiikkiluokka olisi Kauniaisten musiikkiopiston käytössä.

Hallintosäännön periaatteet varhaiskasvatuksen ja opetuksen tilojen vuokraamisesta heinäkuusta 2020 alkaen

Hallintosäännössä 20 § sanotaan, että valiokuntien yleiseen toimivaltaan kuuluu hyväksyä hallinnassaan olevien alueiden ja tilojen sekä näihin kuuluvien laitteiden ja irtaimen omaisuuden vuokraamisen tai käyttöön luovuttamisen enintään yhdeksi (1) vuodeksi, lukuun ottamatta kulttuuri- ja vapaa-aikavaliokunnan erityistoimivallassa määrättyä.

Hallintosäännössä §21 kuvataan valiokuntien erityinen päätösvalta. Sen mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikavaliokunta "päättää sivistystoimen hallinnoimien, kunkin tulosalueen vuosittain määrittämien tilojen vuokraamisesta ja käyttöön luovuttamisesta perustoiminnan ulkopuoliseen käyttöön, sekä tällöin myös tiloista perittävistä maksuista ja vuokrista". Tämä on voimassa 1.6.2021 alkaen. Ajanjaksolla 1.1.-31.5.2021 tämä päätösvalta on edelleen liikunta- ja kulttuurivaliokunnalla.

Ulkopuolisille vuokrattavien tilojen määrittely on tähän mennessä hoidettu täysin operatiivisesti yhteistyössä koulujen rehtoreiden, päiväkodin johtajien sekä liikuntapalvelukoordinaattorin ja kulttuurituottajan kanssa. Tämä on tehty erityisesti vuoden alussa, ennen kuin käyttäjävuoroja jaetaan urheiluyhdistyksille maaliskuussa, mutta myös myöhemmin vuoden aikana joustavasti. Uuteen hallintosääntöön vastaamiseksi tarvitaan uusi käytäntö, miten tämä tehdään.

Asia on luonteeltaan hyvin operatiivinen, ja on tärkeää, että voidaan tehdä päätöksiä nopeasti ja ketterästi vuoden aikana muuttuvien olosuhteiden mukaan. Siksi on tarkoituksenmukaista, että valiokunnat, SUUS ja SOVV, tekevät periaatepäätöksen tilojen vuokraamisesta, mutta tämä toteutetaan sitten operatiivisesti (tilat, kellonajat) varhaiskasvatuksen, koulujen ja vapaa-aikapalvelujen välisessä vakiintuneessa yhteistyössä. Kaikista tarkoituksenmukaisinta on, että koulut ja varhaiskasvatusyksiköt määrittelevät itse tarkemmin vuokrattavat tilat ja kellonajat.

Periaatepäätös varhaiskasvatuksen ja opetuksen tilojen vuokraamisesta

• Koulujen ja varhaiskasvatuksen tulisi ilmoittaa liikunta- ja kulttuuripalveluille vuosittain viimeistään 15.1., mitkä tilat ovat vuokrattavissa ja mihin kellonaikoihin.

• Varhaiskasvatus vuokraa avoimen perhetoiminnan tiloja sekä niitä Sansinpellon ja Kasabergetin päiväkotien tiloja, jotka voidaan pitää erillään lapsiryhmien tiloista.

• Koulut vuokraavat tiloja, joita ulkopuoliset voivat käyttää turvallisesti, kun otetaan huomioon elektronisten lukkojen, kameravalvonnan tai vahtimestarin saatavuus.

• -Liikuntapalvelut vastaavat koulutilojen vuokraamisesta klo 16 jälkeen (yläkoulut ja lukiot) ja klo 17 jälkeen (alakoulut).

• Kouluilla on oikeus tarvittaessa varata omia tilojaan esim. vanhempainiltoihin ja vastaaviin 1 iltana/päivänä viikossa. Tavoitteena on, että näistä ilmoitetaan liikunta- ja kulttuuripalveluille lukuvuoden alussa, mutta ehdottomasti viimeistään kaksi viikkoa ennen kyseistä päivää. Uuden paviljongin ilta- ja viikonloppukäytöstä koulujen tulee ilmoittaa kulttuuripalveluille lukuvuoden alussa. Ylioppilaskirjoitusten aikaan Uusi paviljonki on kokonaan varattu lukion tarpeisiin.

• -Tarkemmat päätökset vuokrattavista tiloista tekevät rehtorit ja päiväkodin johtajat. Liikuntapalvelut huolehtivat sitten näiden tilojen vuokraamisesta ulkopuolisille. Kulttuuritilojen vuokraamisesta vastaavat kulttuuripalvelut.

Valmistelu on tehty yhteistyössä koulujen rehtoreiden sekä varhaiskasvatuspäällikön kanssa.

Sivistystoimenjohtaja Heidi Backman:

Valiokunta hyväksyy periaatepäätöksen varhaiskasvatuksen ja koulujen tilojen vuokraamisesta, sekä delegoi muutoin päätösoikeuden rehtoreille ja päiväkodin johtajille.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.