Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 07.04.2025/Pykälä 61

KH 07.04.2025 § 61  

165/02.08.00.00.00/2025  

Lisätiedot:

kaupunginjohtaja Christoffer Masar, puh. 050 411 0163

hallintojohtaja Hanna Ormio, puh. 040 637 3683

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Kauniaisten kaupunginvaltuusto hyväksyi kaupunkistrategian vuosille 2023–2030 (KV 25.4.2022 § 18). Visio, arvot ja strategian teemat olivat varsin onnistuneita, mutta strategian rakenteessa oli ongelmia:

• Toimenpiteitä oli alun perin todella paljon ja niiden toteutumisen seuranta oli haastavaa.
• Toimenpiteitä ei ollut priorisoitu eikä seurantaa jaoteltu eri organisaatiotasoille.
• Toimenpiteitä ei ollut kattavasti aikataulutettu strategiakauden eri vuosille.
• Mittareita osin puuttui tai ne eivät olleet kovin toimivia.

Vuoden 2023 aikana kehitettiin strategian rakennetta mm. yhdistelemällä suppeampia ja operatiivisempia toimenpiteitä laajemmiksi toimenpiteiksi, jaottelemalla toimenpiteet selkeämmin oikeille organisaatiotasoille, selkeyttämällä aikataulutusta ja parantamalla mittaristoa. Valiokunnat ja kaupunginhallitus käsittelivät muutoksia osana talousarvioprosessia ja kaupunginvaltuusto hyväksyi 16.12.2023 § 73 rakennemuutoksen lisäksi ns. isot mittarit, joilla oli tarkoitus seurata strategian toteutumista koko strategiakaudella eli vuoden 2030 loppuun saakka.

Alkuperäisenä tarkoituksena oli valtuustokauden vaihtuessa tehdä vain tiivis välipäivitys strategiaan. Kaupunginhallituksen kokouksessa 24.2.2025 käytiin varsinaisen asialistan ulkopuolella keskustelu strategian päivitystarpeista. Kaupunginhallitus päätyi siihen, että suurista toimintaympäristömuutoksista (sote-uudistus, väkiluvun kehitys ym.) johtuen on tarvetta aikaisemmin sovittua laajemmalle strategiapäivitykselle. Kaupunginhallitus sopi nk. epävirallisen parlamentaarisen strategiaryhmän perustamisesta, jossa edustettuina ovat yksi jäsen kustakin valtuustoryhmästä sekä kaupunginjohtaja ja hallintojohtaja. Ryhmän ensivaiheen tehtävänä oli valmistella strategin päivitysprosessia ja siinä avustavan konsultin valintaa.

Hankinnan kohteesta käytiin ennen virallista tarjouspyyntöä laaja markkinavuoropuhelu. Yhteensä kolme strategiakonsulttia kävi esittelemässä strategiakonseptiaan parlamentaariselle strategiaryhmälle ennen virallisen tarjouspyynnön lähettämistä.

Kirjallinen tarjouspyyntö toimitettiin kahdelle tarjoajalle, Capful Oy:lle ja Stradigo Oy:lle.

Hankinnan kohdetta kuvattiin tarjouspyynnössä seuraavasti:

”Kauniaisten kaupunki valmistautuu tulevaan valtuustokauteen päivittämällä kaupunkistrategiansa kevään ja alkusyksyn aikana siten, että uusi strategia voidaan hyväksyä 15.9.2025 ja se siten ehtii vaikuttaa vuoden 2026 talousarvion laadintaan. Kauniaisten tavoitteena on tehokas ja tiivis, keskeiset sidosryhmät osallistava strategiaprosessi, jossa päivitetään strategian tavoitteet, toimenpiteet ja mittarit. Nykyisen strategian visiota ja arvoja ei lähtökohtaisesti tarkastella uudelleen. Alustavissa keskusteluissa strategiaprosessin ja päivitetyn strategian keskeisiksi teemoiksi on alustavasti tunnistettu kasvu, investoinnit ja kaupungin rooli hyvinvoinnin ja terveyden edistämisessä.

Strategiaprosessi jakaantuu lähtökohtaisesti kahteen päävaiheeseen: keväällä strategiatyön valmisteluun, joka koostuu tiedonhankinnasta ja tiedon analysoinnista sekä loppukesän varsinaisesta strategian päivitystyöhön.

Hankinnan lopputuotoksena kaupungilla tulee olla päivitetty kaupunkistrategia, joka on kaupunginvaltuuston hyväksyttävissä 15.9.2025. Kaupunkistrategian tulee sisältää keskeiset teemat/painopisteet, tavoitteet, toimenpiteet ja niitä koskevan mittaristo.”

Tarjouspyynnössä todettiin, että kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta (pienhankinta) ja että tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouspyynnön mukaan ”Hinnan lisäksi arvioidaan strategiaprosessin ja -konseptin sopivuutta Kauniaisten tarpeisiin. Laatuarvion tekee päättäjistä ja viranhaltijoista koostuva parlamentaarinen strategiaryhmä.”

Molemmat tarjouspyynnön saaneet toimijat toimittivat viralliset tarjoukset (oheismateriaalina, ei julkaista) kaupungille määräaikaan mennessä.

Parlamentaarinen strategiaryhmä arvioi kokouksessaan 21.3.2025 kahden tarjoajan strategiaprosessin ja -konseptin sopivuutta Kauniaisten tämän hetken tarpeisiin ja päätyi, kalliimmasta tarjoushinnasta huolimatta, esittämään Stradigo Oyn valintaa Kauniaisten kaupunkistrategian päivittämisprosessin strategiakonsultiksi.

Strategiaryhmä katsoi Stradigo Oy:n eduksi, että se tarjoaa perinteisestä kunnallisesta strategiaprosessista poiketen uudenlaisen, systemaattisen tavan laatia strategia. Työskentelytapa johdattaa tässä sote-uudistuksen jälkeisessä toimintaympäristön murros tilanteessa luottamushenkilöt ja viranhaltijat tarkastelemaan asioita uudesta näkökulmasta ja myös tekemään tarvittavia kovia valintoja. Prosessissa hyödynnetään kattavasti tekoälyä, mikä auttaa suurten tietomassojen kiteyttämisessä. Strategiaryhmä painotti valinnassaan erityisesti myös sitä, että Stradigon strategiaprosessi velvoittaa kaikkia työskentelyyn osallistuvia tuottamaan itse tekstiä, mikä parantaa sitoutumista hyväksyttävään strategiaan.

Kaupunginjohtaja Christoffer Masar:

Kaupunginhallitus päättää valita Stradigo Oy:n 20.3.2025 päivätyn tarjouksen pohjalta hintaan 49 900 euroa (alv 0 %) Kauniaisten strategiakonsultiksi.

Mahdollisesta option käytöstä, asukastarpeiden analysoinnista tekoälyn avulla hintaan 8 700 euroa, päätetään erikseen.

Sitova sopimus tarjouspyynnön mukaisesta hankinnasta syntyy muutoksenhakuajan päätyttyä ja kun molemmat osapuolet ovat hyväksyneet ja allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Oheismateriaali:

EI JULKAISTA - Tarjoukset