Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 10.06.2024/Pykälä 91

HYVA 05.06.2024 § 30 

Lisätiedot:

kirjastopalveluiden päällikkö Jaakko Tiinanen, puh. 050 505 6403

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kirjastot toimivat yhteisenä Helmet-kokonaisuutena. Kaupunkien välisen laajan yhteistyön tuottaman skaalaedun ansiosta Kauniaisten kaupungille tietojärjestelmistä ja niiden ylläpidon palveluista, verkkopalveluista ja logistiikasta aiheutuvat kustannukset muodostuvat suuruudeltaan murto-osan suuruisiksi verrattuna sellaiseen tilanteeseen, jossa vastaavaa yhteistyötä ei tehtäisi. Tämä mahdollistaa kirjastopalveluiden tuottamisen kustannusvaikuttavalla ja taloudellisesti kestävällä tavalla. Kauniaislaisten näkökulmasta myös joustava mahdollisuus kokoelmien hyödyntämiseen yli kuntarajojen tuottaa erittäin merkittävää asiakaslisäarvoa: tarjonta on moninkertaisesti laajempaa kuin mikä olisi vain oman kaupungin kokoelman puolesta mahdollista.

Pääkaupunkiseudun Helmet-kirjastojen tehokas yhteistyö edellyttää tietojärjestelmäyhteistyötä.  Pääkaupunkiseudun kaupunginkirjastot ovat yhdessä tunnistaneet tarpeen aloittaa uuden tietojärjestelmän hankintaprosessin. Hyvinvointivaliokunta on kokouksessaan 4.10.2023 tarveselvityksen käsittelyn yhteydessä linjannut, että mikäli kaikki pääkaupunkiseudun kaupungit osallistuvat järjestelmäratkaisun hankintaan, Kauniaisten on tarkoituksenmukaista liittyä mukaan. Kaupunginhallitus on hyväksynyt kyseisen tarveselvityksen kokouksessaan 30.10.2023. Hyvinvointivaliokunta on saanut kokouksessaan 13.12.2023 selvityksen järjestelmäprojektin senhetkisestä vaiheesta ja kaupunkien tahtotiloista. Järjestelmähankinnan valmistelu on edennyt kevään 2024 aikana, ja samalla niin aikataulu kuin kustannusarviokin ovat täydentyneet siinä määrin, että uuden tarveselvityksen hyväksyminen on perusteltua. Helsinki ja Vantaa ovat linjanneet osallistumisestaan yhteishankintaan jo vuoden 2023 aikana, ja Espoon kaupunkikin on toukokuussa 2024 ilmoittanut osallistuvansa yhteiseen hankintaprosessiin.

Arvio Kauniaisille kohdistuvien investointikustannusten määristä on 50 000 euroa vuodelle 2025, 80 000 euroa vuodelle 2026 ja 30 000 euroa vuodelle 2027. Tämä pitää sisällään sekä hankintaprosessista että ohjelmiston käyttöönottoon liittyvistä työvaiheista aiheutuvia kuluja, jotka ovat osin ostopalveluita ja osin henkilöstökuluja. Kustannusarvion pohjana ovat olleet Helmet-kirjastojen edellisen järjestelmänvaihdoshankkeen ja Oslon tuoreen kirjastojärjestelmävaihdoshankkeen toteutuneet kulut sekä neljältä markkinatoimijalta markkinavuoropuhelun yhteydessä saadut arviot.

Pysyviä kustannuslisäyksiä järjestelmävaihdoksesta ei ole odotettavissa, vaan ylläpitokustannusten arvioidaan pysyvän nykyisellä tasollaan.

Samassa yhteydessä on perusteltua hyväksyä myös tarveselvitys kirjaston omatoimisen käytön mahdollistavan teknisen ratkaisun päivittämisestä vastaamaan uuden järjestelmän vaatimuksia. Muutos on tarkoituksenmukaista tehdä peruskorjauksen yhteydessä vuonna 2025. Omatoiminen asioiminen on lisännyt merkittävällä tavalla palveluiden saatavuutta ilman lisäkäyttötalouskustannuksia: peräti yli 3 000 kauniaislaista käyttää kirjastoa säännöllisesti silloinkin, kun siellä ei ole henkilökuntaa. Käyttötalouskustannuslisäyksiä tästäkään investoinnista ei odoteta aiheutuvan vaan se päinvastoin hillitsee käyttötalousmenojen nousupainetta kirjaston käyttöasteen ollessa jatkuvassa nousussa.

Sivistystoimenjohtaja Mikael Flemmich:

Hyvinvointivaliokunta hyväksyy tarveselvitykset ja esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että valtuusto myöntää edellä mainituille kirjastotoimen investoinneille määrärahan vuoden 2025 talousarvioon.

Hyvinvointivaliokunta valtuuttaa Helsingin kaupungin hoitamaan Helmet-kirjastojärjestelmän kilpailutuksen ja allekirjoittamaan tarjouspyynnön Kauniaisten kaupungin puolesta.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Liitteet:

Tarveselvitys kirjastojärjestelmästä (uusi)

Tarveselvitys omatoimisen kirjastonkäytön jatkumisen mahdollistavasta teknisestä ratkaisusta

Jakelu:

Kaupunginhallitus

KH 10.06.2024 § 91  

490/02.08.00.00.01/2023  

Kaupunginhallitus on hyväksynyt kirjastojärjestelmävaihdosta koskevan tarveselvityksen 30.10.2023, jossa esitettiin, että investointi toteutettaisiin vuosina 2024-2025. Valmistelun edetessä on tarkentunut, että kirjastojärjestelmävaihtoprojekti toteutuukin vuosina 2025–2027 ja hyvinvointivaliokunta sai pääkaupunkiseudun kirjastojärjestelmäyhteistyötä koskevan tilannekatsauksen 13.12.2023. Hyvinvointivaliokunta on käsitellyt kokouksessaan 5.6.2024 päivitetyn kirjastojärjestelmän tarveselvityksen-.

Lisäksi uutena asiana tuodaan tarveselvitys kirjaston omatoimisen käytön mahdollistavan teknisen ratkaisun päivittämisestä vastaamaan uuden kirjastojärjestelmän vaatimuksia.

Kaupunginhallitus ottaa kantaa esitettyjen määrärahojen suuruuteen vuoden 2025 talousarvioesityksen investointiohjelman käsittelyn yhteydessä.

Kaupunginjohtaja Christoffer Masar:

Kaupunginhallitus hyväksyy liitteenä 1 olevan päivitetyn tarveselvityksen kirjastojärjestelmästä ja liitteenä 2 olevan tarveselvityksen omatoimisen kirjastonkäytön jatkumisen mahdollistavasta teknisestä ratkaisusta.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Liitteet:

1. Tarveselvitys kirjastojärjestelmästä
2. Tarveselvitys omatoimisen kirjastonkäytön jatkumisen mahdollistavasta teknisestä ratkaisusta