Svenska utskottet för undervisning och småbarnspedagogik
Pöytäkirja 19.01.2021/Pykälä 4

SUUS 19.01.2021 § 4  

44/02.05.00.00/2021  

Mer information:

bildningsdirektör Heidi Backman, tfn 050 566 8800

fornamn.efternamn@grankulla.fi

Principerna och praktiken gällande uthyrningen av daghemmens och skolornas utrymmen fr.o.m. 2017

Från början av 2017 trädde gemensamma uthyrningsprinciper i kraft för de lokaler som förvaltas av bildningen. (http://kauniainenfi.oncloudos.com/kokous/20162376-4-1.PDF)

Uthyrnings- och vaktmästarverksamheten centraliserades då enligt "alla tjänster över en disk" -principen. Reformen skapade enhetliga principer för prissättningen av lokaler. Att effektivera användningen av lokaler var ett centralt mål.

Idrottstjänsterna har sedan 2017 betalat tio procent av den interna hyran för skolornas lokaler för samanvändningen av utrymmena. Kulturtjänsterna betalar på motsvarande sätt en del av den interna hyran vad gäller Nya Paviljongen.

Kvälls- och helgvaktmästarna överfördes från skolorna till idrottstjänsterna och en vakans omvandlades till en idrottstjänstkoordinator som anställdes sommaren 2017 för att utföra uthyrningsuppgiften. Uthyrningen av skollokaler centraliserades till denna person. Utöver idrottslokalerna är koordinatorn ansvarig för uthyrningen av alla skolutrymmen. Hen ansvarar för den regelbundna faktureringen av hyror och samarbetar med småbarnspedagogiken och skolorna. Koordinatorn har en bra överblick över alla utrymmen som kan hyras i staden, vilket möjliggör effektiv kundservice. Dessutom fungerar hen som en kontakt för föreningar och organisationer.

Hösten 2017 introducerades det elektroniska bokningssystemet Enkora som togs i bruk av idrottstjänstkoordinatorn. Hen fungerar såväl som systemansvarig som personalutbildare. Med Enkora har fakturering och avtalsmetoder blivit smidigare. Alla bildningens lokaliteter ingår nu i Enkora-systemet, också lokaler för småbarnspedagogiken (Kasaberget, Sansinpelto, öppna familjeverksamheten), som tidigare inte kunde hyras ut.

Med förändringen 2017 har bra rutiner skapats och samarbetet mellan idrottstjänstkoordinatorn och skolorna fungerar smidigt. Lärare kan följa sina egna klassrumsbokningar i systemet. Idrottstjänsterna har varje år fått en lista över de lokaler i skolorna som kan hyras ut och erbjuder sedan dessa till sina kunder.

Alla gymnastiksalar i skolorna, liksom klassrummen i Kasavuoren koulu och Svenska skolcentrum kan hyras ut genom Enkora. Kvällsanvändningen gällande klassrummen är låg, eftersom det inte finns samma efterfrågan på denna typ av utrymmen på kvällarna och helgerna som gällande sportanläggningarna.

Skolorna kan fortfarande använda sina egna utrymmen, till exempel klassrum, för sina egna kvällsaktiviteter, t.ex. för föräldrakvällar och lärarledda utvecklingssamtal. Således är inte skolornas alla utrymmen möjliga att hyra och det finns inget behov av det enligt nuvarande efterfrågan.

Bildningen erhöll den 21 december 2020 statsunderstöd för att utveckla Granimodellen under våren 2021. I utvecklingsarbetet ska hobbyverksamhet ordnas i skolornas utrymmen efter skoldagen tillsammans med föreningar. Det här är ett sätt att utöka hobbyverksamheten för alla barn i sin egen skola eller i omedelbar närhet till den och att samtidigt effektivera användningen av skolans utrymmen. Modellen utvecklas vidare under hösten 2021. Nya statsunderstöd kan sökas för ändamålet under våren 2021.

Musikinstitutets tidigare önskan har uppfyllts och nu står också Mäntymäen koulu musikklass till deras förfogande, liksom musikklasserna i Kasavuoren koulu och Svenska skolcentrum. I december 2019 installerades elektriska lås i Mäntymäen koulu, vilket gör det möjligt för musikinstitutet att komma in i musiksalen utan vaktmästare (jämför med vaktmästarnas lönekostnader i grundskolorna är cirka 70 000 e / å). Elektriska lås kommer år 2021 att installeras också i Svenska skolcentrum. I samband med renoveringen av förskolans utrymmen och vissa andra förändringar i Granhultsskolan 2021-22, kan man utreda motsvarande lösning gällande också Grankullas musikinstituts användning av Granhultsskolans musiksal.

Förvaltningsstadgans principer för uthyrningen av daghemmens och skolornas utrymmen fr.o.m. juli 2020

Enligt förvaltningsstadgan §20 hör till utskottens allmänna beslutanderätt att godkänna uthyrning/utarrendering eller överlåtelse till användare av områden och lokaler samt till dessa hörande anläggningar och lösegendom, som utskottet förvaltar, för högst ett år, med undantag av vad som bestämts i kultur- och fritidsutskottets särskilda befogenheter.

I förvaltningsstadgan § 21 fastslås utskottens särskilda beslutanderätt. Enligt den beslutar "kultur- och fritidsutskottet om uthyrning och överlåtelse till användare av alla separat definierade lokaler som bildningssektorn förvaltar för användning utanför respektive resultatenhets grundläggande verksamhet, samt för de avgifter och hyror som då tas ut för lokalerna." Det här gäller fr.o.m. 1.6.2021. Under perioden 1.1.-31.5.2021 är det fortfarande idrotts- respektive kulturutskottet, som har denna beslutanderätt.

Definierandet av vilka lokaler som hyrs ut till utomstående har hittills skötts helt operativt i ett samarbete mellan skolornas rektorer, daghemmens föreståndare och idrottsplatskoordinatorn och kulturproducenten. Det här har gjorts särskilt i början av året före användarturerna delas ut till idrottsföreningarna i mars, men också an efter under året på ett flexibelt sätt. För att svara på den nya förvaltningsstadgans skrivelse behövs en ny praxis för hur detta görs.

Ärendet är till sin karaktär väldigt operativt och det är viktigt att man snabbt och smidigt under året kan fatta beslut enligt förändrade förhållanden. Därför är det ändamålsenligt att utskotten, SUUS och SOVV, fattar ett principbeslut om uthyrningen av utrymmena, men att detta sedan verkställs operativt (utrymme, klockslag) i det etablerade samarbetet mellan daghem, skolor och fritidstjänster. Det mest ändamålsenliga är att skolorna och daghemmen närmare preciserar uthyrning vad gäller utrymme och klockslag.

Principbeslut för uthyrning av småbarnspedagogikens och undervisningens utrymmen

-          Skolorna och småbarnspedagogiken bör senast 15.1 varje år informera idrotts- respektive kulturtjänsterna om vilka utrymmen som hyrs ut och för vilka tider.

-          Småbarnspedagogiken hyr ut de utrymmen i Sansåkers daghem och Kasabergets daghem, som kan åtskiljas från barngruppernas utrymmen samt öppna familjeverksamheten.

-          Skolorna hyr ut de utrymmen som tryggt kan användas av utomstående med tanke på tillgången på elektroniska lås, kameraövervakning eller vaktmästare.

-          Idrottstjänsterna ansvarar för uthyrningen av utrymmena efter kl 16 vad gäller åk 7-9 och gymnasierna och efter kl 17 vad gäller åk 1-6.

-          Skolorna har rätt att vid behov reservera sina egna utrymmen för föräldrakvällar och liknande 1 kväll/dag i veckan. Målsättningen är att veckodagen meddelas idrottstjänsterna vid läsårets början., men absolut senast två veckor före dagen det gäller. Vad gäller skolornas användning av Nya paviljongen under kvällar och veckoslut bör kulturtjänsterna meddelas vid läsårets början. När studentskrivningarna ordnas är Nya paviljongen helt och hållet reserverad för gymnasiets behov.

-          Närmare beslut om vilka utrymmen som kan hyras ut delegeras till rektorerna och daghemsföreståndarna. Idrottstjänsterna sköter sedan uthyrningen av dessa utrymmen till utomstående. För kulturutrymmenas del ansvarar kulturtjänsterna för uthyrningen.

Beredningen har gjorts i samråd med respektive skolas rektor samt med chefen för småbarnspedagogik.

Bildningsdirektör Heidi Backman:

Utskottet godkänner principerna för uthyrningen av småbarnspedagogikens och skolornas utrymmen, samt delegerar i övrigt beslutanderätten till rektorer och daghemsföreståndare.

Beslut:

Enligt beslutsförslaget.